Kim burde være opplagt etter en god påskeferie, men det er akkurat som oppgavene på skjermen spiser all energi og har blitt mer omfattende. Hva gjør jeg? Jeg er helt tom. Jeg burde jo være uthvilt nå, men det føles tvert imot. Det er som om oppgavene har formert seg i ferien. Alt haster, alt er viktig – og jeg vet ikke engang hvor jeg skal begynne.
Alex nikker. – Det der kjenner jeg igjen. Når alt kommer på én gang, mister man oversikten, og da føles alt uoverkommelig.

Men det er nettopp der nøkkelen ligger. Ikke i å bruke masse tid på å lage perfekte planer, men i å skille mellom det som faktisk haster, og det som bare stresser deg fordi det ligger og murrer i bakhodet, du må prioritere. Finne en god flyt.
– Egentlig sier du at jeg må lage lister og prioritere, men jeg har jo ikke tid, sier Kim frustrert. – Det blir bare enda en oppgave på toppen. Og jeg vet jo ikke hva som haster?

– Snakk med lederen din. Be om hjelp til å rydde i prioriteringene. Det er faktisk deres jobb også – å gjøre arbeidshverdagen din håndterbar.

Kim sukker,. – Kanskje jeg får spørre i morgen, hvis ikke må jeg sykemelde meg.

– Sykemelding er ingen løsning, skjermen din vil fremdeles være full av oppgver. Og husk: Det er begrenset hvor mye én person kan gjøre på én dag. Du trenger ikke prestere på alle fronter samtidig. Noen dager handler bare om å komme seg gjennom. Det er også greit.

– Det er sant, sier Kim. – Jeg trengte å høre det.

Alex fortsetter: bruk skal- og ønsketoppgaver:

SKAL-oppgaver: Ting du må gjøre. Ofte knyttet til kjerneoppgavene dine, og det som har konsekvenser hvis det ikke blir gjort.
ØNSKET-oppgaver: Ting du ønsker å gjøre, men som kan vente. De har ikke nødvendigvis noen frist, og det skjer ikke noe dramatisk om de blir utsatt.

– Problemet, sier Alex, – er når ønsket-oppgaver blir behandlet som skal-oppgaver. Da strekker verken tiden eller hodet til.

– Så hva gjør jeg nå da? spør Kim.

– Start enkelt. Skriv listen din. Få det ut av hodet. Ikke vurder med én gang – bare skriv. Så kan du se på det sammen med lederen din og be om hjelp til å sortere. Hva må du gjøre først? Hva kan vente? Hva kan kanskje droppes?

Kim nikker langsomt. – Kanskje det går an. Jeg har ikke tenkt på at jeg faktisk kan spørre om hjelp med prioriteringene.
– Og det bør du gjøre, sier Alex. – Det er ikke meningen at du skal sitte alene med alt. Det er lederens ansvar å bidra til et håndterbart arbeidstrykk. Men det er også opp til deg å ta litt styring på hverdagen din.
– Lettere sagt enn gjort.
– Ja. Men det er mulig. Du må ikke gjøre alt perfekt. Start i det små. Ta én oppgave, gjør den ferdig. Lag en kort liste over det viktigste. Og ikke undervurder verdien av pauser og små seire underveis.

De blir stille en stund. Kim ser ut vinduet. – Kanskje det er det jeg skal gjøre. Prøve å ta tilbake dagen. Ikke la den styre meg.

Alex smiler. – Ja. Grip arbeidsdagen – og gjør den til din. Finn glede i hverdagen.
Det handler ikke om å rekke alt, men å få oversikt,– og puste litt i mellom.

Oppsummering;
Skriv ned alle oppgaver – få dem ut av hodet og ned på papir.
Sorter oppgavene – skill mellom SKAL-oppgaver (må gjøres) og ØNSKET-oppgaver (kan vente).
Snakk med lederen din – få hjelp til å prioritere og avklare hva som virkelig haster.
Start i det små – velg én oppgave og gjør den ferdig før du går videre.
Ta pauser – korte pauser hjelper deg å nullstille og få tilbake energien.
Gi deg selv lov til ikke å rekke alt – en dag med små seire er også en god dag!